عناصر التواصل

الهدف الرئيسي لعملية الاتصال هو ضمان فهم المعلومات التي هي موضوع التبادل ، أي  الرسائل  ومع ذلك ، فإن مجرد حقيقة تبادل المعلومات لا يضمن فعالية التواصل بين الأشخاص المشاركين في التبادل لفهم عملية التواصل وشروط فعاليتها بشكل أفضل ، يجب أن يكون لديك فهم عناصر التواصل ومراحل العملية .

في عملية تبادل المعلومات ، يمكن التمييز بين  عناصر التواصل الأساسية:

• اول عناصر التواصل : المرسل  – الشخص الذي يولد الأفكار أو يجمع المعلومات وينقلها.

• ثاني عناصر التواصل : الرسالة  – المعلومات نفسها ، المشفرة باستخدام الرموز.

• ثالث عناصر التواصل : القناة  – وسيلة لنقل المعلومات.

• رايع عناصر التواصل : المتلقي  – الشخص المقصود بالمعلومات والذي يفسرها.

عند تبادل المعلومات ، يمر المرسل والمتلقي  بعدة  مراحل مترابطة  وتتمثل مهمتهم في كتابة الرسالة واستخدام القناة لنقلها بطريقة يفهمها الطرفان ويتشاركانها مع الفكرة الأصلية هذا صعب ، لأنه في كل مرحلة يمكن تشويه معنى الرسالة أو فقده تمامًا.

في ممارسة الإدارة ، تم تطوير أشكال خاصة من اتصالات الأعمال ،  والتي يتيح استخدامها الناجح زيادة جودة وإنتاجية اتصالات الأعمال تتضمن الأشكال الخاصة المحادثات والمحادثات الهاتفية والاجتماعات والمفاوضات والمؤتمرات.

عناصر التواصل و عملية التواصل

بسبب الافتقار إلى أي مهارات ، قد ينشأ سوء فهم ؛ في أي مرحلة من المراحل ، تظهر حواجز اتصال  محددة   – على مستوى كل من الاتصالات الشخصية والتنظيمية ، مما يؤثر سلبًا على إدارة المنظمة.

مفهوم عملية التواصل ومراحلها

 يمكن أن تؤثر جودة الاتصالات بشكل مباشر على درجة تحقيق أهداف المنظمة ومن ثم ، يمكننا أن نستنتج أن  التفاهم المتبادل بين المدير والشخص  المتلقي للمعلومات لنقلها إلى الوجهة  – أي السكرتير ، والمساعد الشخصي ، والمساعد –  هو مفتاح التبادل الفعال للمعلومات.

عملية الاتصال هي سلسلة من الإجراءات عندما يتواصل الناس .

نتيجة لهذه العملية ، يتم الترويج للمعلومات من خلال المراحل التالية:

•عناصر التواصل أصل الفكرة .

•عناصر التواصل الترميز واختيار القناة .

•عناصر التواصل تحويل.

•عناصر التواصل فك الشفره .

• ردود الفعل والتدخل.

اقرأ أيضاً: فصول السنه

سنقوم بتحليل هذه المراحل لإظهار المشاكل التي يمكن أن تنشأ في نقاط مختلفة في عملية الاتصال

1.  أصل الفكرة:

  يبدأ تبادل المعلومات  بصياغة فكرة أو اختيار المعلومات  يقرر المرسل أي فكرة أو رسالة ذات مغزى ينبغي تبادلها ويتمثل دورها في تصميم المعلومات وترميزها ونقلها لاحقًا إلى مشاركين آخرين في العملية.

من المهم جدًا صياغة فكرتك بشكل صحيح ودقيق ، لجعلها أكثر تحديدًا ، بحيث تصبح ممتعة وجذابة للمتلقي من المهم أن نتذكر أن الفكرة لم تتحول بعد إلى كلمات أو تتخذ شكلًا مختلفًا حيث ستعمل على تبادل المعلومات قرر المرسل فقط ما يريد بالضبط جعله موضوع تبادل المعلومات للتبادل الفعال ، يجب أن يأخذ العديد من العوامل في الاعتبار.

2.  الترميز واختيار القناة:

  قبل نقل فكرة ، يجب على المرسل استخدام الرموز لتشفيرها ، وذلك باستخدام الكلمات والنغمات والإيماءات (لغة الجسد) لهذا الغرض هذا الترميز يحول الفكرة إلى  رسالة.

يجب على المرسل أيضًا تحديد  قناة متوافقة مع نوع الأحرف  المستخدمة في التشفير تشمل بعض القنوات المعروفة نقل الكلام والمواد المكتوبة ، فضلاً عن الاتصالات الإلكترونية ، بما في ذلك شبكات الكمبيوتر والبريد الإلكتروني وأشرطة الفيديو ومؤتمرات الفيديو إذا كانت القناة غير مناسبة للتجسيد المادي للرموز ، فإن الإرسال غير ممكن إذا كانت القناة لا تتماشى تمامًا مع الفكرة ، فسيكون تبادل المعلومات أقل كفاءة.

لا ينبغي أن يقتصر اختيار وسائل الاتصال على قناة واحدة غالبًا ما يكون من المرغوب فيه استخدام اثنتين أو أكثر من وسائط الاتصال معًا تصبح العملية أكثر تعقيدًا ، حيث يتعين على المرسل تحديد تسلسل استخدام هذه الوسائل وتحديد الفترات الزمنية في تسلسل نقل المعلومات ومع ذلك ، يُعتقد أن الاستخدام المتزامن لوسائل تبادل المعلومات الشفوية والمكتوبة يكون عادة أكثر فعالية من ، على سبيل المثال ، تبادل المعلومات المكتوبة فقط.

على سبيل المثال ، إذا كان لدى رئيس القسم المالي في اجتماع لرؤساء الأقسام اقتراحات لتبسيط التسويات المتبادلة ، فسيكون من الأفضل تقديمها كتابيًا في شكل نشرات أو على شاشة أو لوح ورقي في شكل رسوم بيانية ، أو رسوم بيانية ، أو فيديو ، تعلق على كل هذا شفويا في الوقت نفسه ، من المرجح أن يتم فهم المعلومات أولاً ، وإيجابيًا ، وثانيًا ، بالكامل أو بأقصى حجم .

3.  التحويل:

يستخدم المرسل القناة لتوصيل رسالة (فكرة مشفرة أو مجموعة من الأفكار) إلى المستلم يتعلق الأمر بالنقل المادي للرسالة ، والتي يخطئ الكثير من الناس ويخطئون في عملية التواصل.

نفسها في الوقت نفسه ، يعتبر النقل مجرد واحدة من أهم المراحل التي يجب المرور بها من أجل نقل الفكرة إلى شخص آخر يتم نقل المعلومات باستخدام  أنظمة الإشارات.

التواصل اللفظي  يستخدم خطاب كنظام علامة   – نظام الإشارات الصوتية، والذي يتضمن مبدأين:  المعجمية  و  النحوية  الكلام هو أكثر وسائل الاتصال شيوعًا ،  لأنه عندما يتم نقل المعلومات باستخدام الكلام ، فإن معنى الرسالة هو الأقل ضياعًا بمساعدة الكلام ، يتم تشفير المعلومات وفك تشفيرها  يتضمن هيكل الاتصال اللفظي معنى ومعنى الكلمات والعبارات.

يتم لعب دور مهم من خلال دقة استخدام الكلمة ، وتعبيرها وإمكانية الوصول إليها ، والبناء الصحيح للعبارة ووضوحها ، والنطق الصحيح للأصوات ، والكلمات ، والتعبير ومعنى التنغيم يعتمد الكثير على المصطلحات المعتمدة في الشركة وما يسمى “عامية الشركات”: على سبيل المثال ، تمتلك شركات تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات أسلوبها الخاص ولغة الاتصال الخاصة بها ، والتي غالبًا ما تكون غير مفهومة للمبتدئين: ستعني كلمة “تعليق” أن البرنامج لا يستجيب للطلبات المرسلة ، و القاعدة ، لن تستخدم بمعناها المباشر.

يعتمد  التواصل  غير اللفظي على المعلومات التي يرسلها المرسل دون استخدام الكلمات ، بدلاً من استخدام أي رموز تتمثل الوظائف الرئيسية للوسائل غير اللفظية في تكملة الكلام واستبداله  لتعكس الحالات العاطفية للشركاء في عملية الاتصال.

على الرغم من أن الكلام هو وسيلة اتصال عالمية ، إلا أنه يكتسب معنى فقط بالتزامن مع استخدام الرموز غير اللفظية لنقل الرسائل  أظهرت الدراسات أن 55٪ من الرسائل يتم إدراكها من خلال تعابير الوجه والوضعية والإيماءات ، و 38٪ من خلال التنغيم وتعديل الصوت يشير هذا إلى أهمية الحاجة إلى دراسة الإشارات غير اللفظية.

4.  فك الشيفره:

  بعد أن يتم إرسال الرسالة من قبل المرسل ، يقوم المتلقي بفك تشفيرها فك التشفير  هو  ترجمة أحرف المرسل إلى أفكار المتلقي  إذا كانت الأحرف التي اختارها المرسل لها نفس المعنى تمامًا للمستلم ، فإن الأخير سيعرف بالضبط ما كان يدور في ذهن المرسل عند صياغة فكرته إذا لم يكن هناك حاجة إلى رد فعل على الفكرة ، يجب أن تنتهي عملية التواصل عند هذا الحد.

يمكن اعتبار تبادل المعلومات فعالاً إذا أظهر المستلم فهمًا للفكرة من خلال التعليقات ، وأداء الإجراءات التي توقعها المرسل منه.